そんな悩みをお持ちの人に向けて、Chromebookを使い始めて9ヶ月の私が、『Googleドライブ』の便利機能について説明します。
Googleドライブには様々な便利機能がありますが、多くてどれを使えばいいのかわかりませんよね。
私もすべてを使っているわけではありませんが、「これだけは覚えておくと便利！」という機能を紹介します。
この記事を読めば、今よりも便利にGoogleドライブを使うことができます。
Googleドライブの基本的な使い方について知りたい人はこちらの記事をご覧ください。
Googleドライブの便利機能
ここではGoogleドライブの便利機能について紹介します。
この便利機能を使えると、作業効率が爆上がりです。
具体的には
- 他の人と共有する方法
- スキャンができる
- 管理が簡単
- 検索が簡単
上記について説明します。
他の人と共有する方法
Googleドライブの便利な機能で『他の人と共有する』機能があります。
この機能を使えば、ひとつのファイルを複数人で編集でき、内容の共有もスムーズに行なえます。
共有する方法はいくつかありますが、今回はGoogleドキュメントのファイルで共有する方法を説明します。
今回はGoogleドキュメントを例に説明しましたが、「他のファイル」「フォルダ単位」でも同じ操作で共有できます。
下記に画像付きで方法を紹介しますので、そちらも合わせてご覧ください。
①共有したいファイルを右クリック
②「共有」をクリック
③共有したい人のメールアドレスを入力
④鉛筆マークをクリックし「編集者」「コメント可」「閲覧者」のどれかを選択
⑤「送信」をクリック
⑥共有したい人にメールが届くので「ドキュメントで開く」をクリック
スキャンができる
こちらはGoogleドライブのアプリでできる機能です。
スキャンしたい書類などをデータとしてGoogleドライブに取り込むことができます。
下記に画像付きで方法を紹介しますので、そちらも合わせてご覧ください。
①Googleドライブのアプリを起動し、新規作成マークの「＋」を選択
②「スキャン」を選択
③読み込み画面になるので、スキャンしたいものを撮影
④保存先を決めて保存すると「PDF」で保存されます
管理が簡単
Googleドライブではファイルの表示形式を
- リスト表示
- ギャラリー表示
上記2種類に変えることができます。
お好みに合わせて表示形式を変えてみてください。
また表示順を
- 名前
- 最終更新
- 最終更新（○○←名前指定）
- 最終閲覧（○○←名前指定）
- 使用容量
上記項目でソートをかけることができます。
これで検索もしやすくなります。
下記に画像を掲載しますので、そちらも合わせてご覧ください。
Googleドライブアプリの場合
Google Chrome上の場合
上記画像はGoogleドライブアプリです。
Google Chrome上で使う場合は、それぞれの項目をクリックすることでソートをかけることができます。
検索が簡単
Googleドライブでは様々な項目で検索をすることができます。
主に
- ファイルの種類
- オーナー（ファイルの所有者）
- ファイルの場所
- 更新日
- ファイル名（部分一致）
- 含まれている語句
- 共有対象
上記項目で検索ができます。
単純にファイル名だけでも検索できますが、細かく検索できるので部分的にしか覚えていなくても検索しやすくなります。
下記に画像付きで方法を紹介しますので、そちらも合わせてご覧ください。
①Googleドライブ上の方の▼をクリック
②細かく検索できる検索窓が表示される
【まとめ】Googleドライブをより使えればさらに便利に
いかがでしょうか。
少し具体的な便利機能をこの記事では紹介しました。
いきなり全部使えるようになるのは難しいので「この機能便利そうだな」と思ったものから使ってみてください。
そのうち当たり前のように使うようになり、作業効率が爆上がりします。
あなたのPCライフに少しでもお役立ちできたら嬉しいです。
